Mẫu phiếu bảo hành: nội dung cần có, 4 dạng phiếu và giá in tham khảo

Mẫu phiếu bảo hành cần có những nội dung gì, nên in phiếu rời, phiếu liên đóng cuốn, thẻ hay sổ bảo hành, khổ giấy nào và giá in bao nhiêu. KTCCOM tổng hợp để anh/chị tự lên mẫu hoặc nhắn Zalo xưởng báo giá.

Ảnh: sổ bảo hành KTCCOM đã thiết kế và in cho khách (ảnh trong khung), dàn trang bằng mẫu ảnh của xưởng.

Một mẫu phiếu bảo hành dùng được cần có đủ 6 nhóm thông tin: bên bảo hành, số phiếu, sản phẩm (kèm số seri/IMEI), ngày mua và thời hạn, lịch sử các lần bảo hành, và điều kiện bảo hành. Bài này KTCCOM tổng hợp nội dung nên có, 4 dạng phiếu hay in (phiếu rời, phiếu liên đóng cuốn, thẻ, sổ), cách chọn khổ giấy và giá in tham khảo để anh/chị tự lên mẫu hoặc gửi xưởng làm giúp.

Anh/chị cần báo giá nhanh theo đúng mẫu của mình thì nhắn Zalo KTCCOM 0946 697 405, gửi kèm hình mẫu cũ hoặc nội dung muốn in, xưởng báo giá và lên bản xem trước để duyệt.

1. Mẫu phiếu bảo hành cần có những nội dung gì?

Không có một "mẫu chuẩn" bắt buộc cho mọi ngành, nhưng phiếu bảo hành nào cũng phải trả lời được: ai bảo hành, bảo hành món gì, từ ngày nào, trong bao lâu, trong điều kiện nào. Khi lên mẫu, anh/chị kiểm tra đủ các mục sau:

1. Thông tin bên bảo hành: tên cửa hàng/công ty, logo, địa chỉ nơi nhận bảo hành, hotline. Nếu có nhiều chi nhánh thì ghi rõ địa chỉ nhận bảo hành.
2. Số phiếu: nên in đánh số nhảy (mỗi phiếu một số riêng) để tra cứu nhanh và hạn chế phiếu giả, phiếu trùng.
3. Thông tin sản phẩm: tên hàng, model, màu, số seri/IMEI/số khung — đây là mục quan trọng nhất để xác định đúng món được bảo hành.
4. Ngày mua và thời hạn bảo hành: ghi rõ bảo hành bao nhiêu tháng, tính từ ngày nào; có thể chừa ô "ngày hết hạn".
5. Thông tin khách hàng: họ tên, số điện thoại (để gọi báo khi sửa xong).
6. Bảng lịch sử bảo hành: các cột ngày nhận – nội dung sửa/thay – ngày trả – ký nhận, giúp theo dõi số lần bảo hành của từng món.
7. Điều kiện bảo hành và trường hợp không bảo hành: thường in ở mặt sau (rơi vỡ, vào nước, tự ý tháo sửa, tem niêm phong rách...).
8. Chữ ký, đóng dấu của cửa hàng; với phiếu nhiều liên thì có thêm chữ ký khách.

Hình minh họa bố cục mẫu phiếu bảo hành – nội dung cụ thể do cửa hàng/doanh nghiệp quyết định.

2. Lưu ý theo Luật Bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng 2023

Luật Bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng số 19/2023/QH15 (hiệu lực từ 01/7/2024), Điều 30, quy định trách nhiệm bảo hành của bên kinh doanh. Vài điểm ảnh hưởng trực tiếp tới cách anh/chị thiết kế phiếu:

• Chính sách bảo hành phải được công khai: thời điểm bắt đầu, thời hạn, phạm vi, cách thức bảo hành và các trường hợp không bảo hành. In các mục này lên mặt sau phiếu là cách đơn giản để khách đọc được ngay khi mua.
• Khi nhận hàng bảo hành, bên bảo hành phải giao cho khách giấy tiếp nhận (hoặc hình thức tương đương) có ghi thời gian thực hiện bảo hành. Nhiều cửa hàng vì vậy in thêm phiếu tiếp nhận bảo hành dạng 2 liên: khách giữ 1 liên, cửa hàng giữ 1 liên kẹp với máy.
• Thời gian thực hiện bảo hành không tính vào thời hạn bảo hành; linh kiện thay thế hoặc sản phẩm đổi mới được tính lại thời hạn. Nên chừa ô ghi "ngày nhận – ngày trả" trong bảng lịch sử để có căn cứ tính.

Phần trên chỉ là gợi ý để lên mẫu cho đủ ô ghi chép; nội dung chính sách cụ thể (bảo hành bao lâu, loại trừ gì) do doanh nghiệp quyết định và nên đối chiếu với văn bản luật hoặc hỏi người làm pháp lý khi cần.

3. Bốn dạng phiếu bảo hành hay in — chọn dạng nào?

Cùng một nội dung, phiếu bảo hành có thể in theo 4 dạng. Chọn dạng nào tùy cách cửa hàng giao phiếu và cách khách giữ phiếu:

Nếu cửa hàng vừa cần giấy giao khách vừa cần bản lưu, dạng phiếu liên đóng cuốn là tiện nhất: in trên giấy carbonless tự in thành liên, viết một lần là ra đủ bản, không cần lót giấy than. Cách chọn 2 liên hay 3 liên anh/chị xem thêm bài biểu mẫu 2 liên, 3 liên là gì.

Hình minh họa 4 dạng phiếu bảo hành.

4. Mẫu phiếu bảo hành theo từng ngành

Khung nội dung ở mục 1 dùng chung được, chỉ cần thêm vài ô riêng theo ngành:

• Mẫu phiếu bảo hành điện thoại, máy tính: thêm ô IMEI/số seri, tình trạng máy khi nhận (trầy, móp, mất phụ kiện), mật khẩu/ghi chú dữ liệu khi nhận sửa.
• Mẫu phiếu bảo hành thiết bị, máy móc: thêm ô số seri, ngày lắp đặt, địa chỉ lắp đặt, lịch bảo trì định kỳ; nếu bảo hành dài nên dùng dạng sổ.
• Mẫu phiếu bảo hành sửa chữa xe máy, ô tô: thêm biển số, số km, hạng mục đã sửa/thay phụ tùng. Tiệm sửa xe thường in kèm mẫu hóa đơn sửa chữa xe máy, ô tô và phiếu biên nhận sửa chữa để nhận xe – trả xe rõ ràng.
• Mẫu phiếu bảo hành nội thất, công trình: thêm hạng mục thi công, ngày nghiệm thu, phạm vi bảo hành từng hạng mục.

Mẫu thẻ bảo hành KTCCOM đã thiết kế cho khách: khổ 19x9cm, mặt trước ghi khách hàng – sản phẩm – số seri – ngày mua, mặt sau in quy định bảo hành.

5. Khổ giấy và chất liệu thường dùng

• Phiếu liên đóng cuốn: phổ biến khổ A5 (14,8 x 21cm) cho cửa hàng bán lẻ; khổ A4 khi cần nhiều dòng hàng hoặc bảng lịch sử dài. Giấy carbonless 2 liên, màu liên thường trắng – hồng hoặc trắng – vàng (tùy giấy xưởng có sẵn lúc in).
• Phiếu rời, thẻ bảo hành: in trên giấy couche, giấy Ford, giấy kraft hoặc giấy mỹ thuật; muốn đẹp, bền hơn có thể cán màng, ép kim, ép nhũ theo thiết kế.
• Sổ bảo hành: bìa giấy cứng in màu, ruột in 1 màu với các trang ghi lịch sử bảo hành/bảo dưỡng.

Quy trình in tại xưởng: in offset 1 đến nhiều màu tùy thiết kế, sau đó gia công cắt bế thành phẩm, cán màng hoặc không cán. Với phiếu liên thì thêm đánh số nhảy và đóng cuốn.

6. Giá in phiếu bảo hành dạng liên đóng cuốn (tham khảo)

Với dạng phiếu bảo hành/phiếu tiếp nhận bảo hành đóng cuốn khổ A5 in 1 màu, anh/chị có thể ước chi phí theo bảng giá biểu mẫu đang niêm yết trên báo giá in biên nhận:

Giá tham khảo, khổ A5 in 1 màu, chưa gồm VAT và phí giao hàng. Thẻ bảo hành, phiếu rời in màu, sổ bảo hành tính giá theo khổ, chất liệu, số màu và gia công — anh/chị nhắn Zalo để xưởng báo đúng giá theo mẫu.

Ngoài phiếu bảo hành, nếu cửa hàng cần in luôn hóa đơn bán lẻ, phiếu thu, phiếu xuất kho thì gom chung một lần đặt sẽ gọn hơn — xem các loại xưởng nhận ở trang in biểu mẫu.

7. Chuẩn bị gì khi đặt in phiếu bảo hành?

1. Dạng phiếu: phiếu rời, phiếu liên đóng cuốn, thẻ hay sổ.
2. Khổ giấy và số liên (nếu là phiếu liên), có cần đánh số nhảy không, số bắt đầu từ bao nhiêu.
3. Nội dung: logo, tên, địa chỉ, hotline, các ô cần ghi, điều kiện bảo hành ở mặt sau. Có mẫu cũ thì chụp hình gửi là nhanh nhất.
4. Số lượng (cuốn hoặc cái) và thời gian cần nhận hàng.

Chưa có file thiết kế cũng không sao: xưởng lên bản xem trước để anh/chị duyệt trên Zalo, chỉnh xong mới in. Thông tin chi tiết về dịch vụ, chất liệu và in số lượng ít anh/chị xem ở trang in phiếu bảo hành của công ty in KTCcom.

8. Câu hỏi thường gặp

Phiếu bảo hành có bắt buộc phải đóng dấu không?

Phiếu là giấy tờ của chính cửa hàng/doanh nghiệp phát hành cho khách, nên cách xác nhận (ký, đóng dấu) do bên bán tự quy định. Thực tế nhiều nơi vẫn ký và đóng dấu để khách tin tưởng và hạn chế phiếu giả; in sẵn đánh số nhảy cũng giúp đối chiếu.

Nên in phiếu bảo hành 2 liên hay 1 liên?

Chỉ giao khách thì 1 liên (phiếu rời hoặc thẻ) là đủ. Cần lưu lại bản đối chiếu tại cửa hàng thì in 2 liên carbonless: khách giữ liên 1, cửa hàng giữ liên 2.

Thẻ bảo hành và tem bảo hành khác nhau thế nào?

Thẻ bảo hành ghi thông tin mua hàng và quy định bảo hành, khách giữ. Tem bảo hành dán thẳng lên sản phẩm để biết máy đã bị tháo mở hay chưa. Hai loại thường dùng cùng nhau.

In số lượng ít có được không?

Được. Với phiếu liên đóng cuốn, bảng giá trên bắt đầu từ 10 cuốn. Thẻ, phiếu rời in màu số lượng ít anh/chị gửi mẫu qua Zalo để xưởng tính cách in phù hợp.

Nhắn Zalo để nhận báo giá mẫu phiếu bảo hành

Xưởng in KTCCOM đặt tại phường Thới An, TP.HCM (khu Thạnh Xuân, Quận 12 cũ), nhận in phiếu bảo hành, thẻ bảo hành, sổ bảo hành và các loại biểu mẫu theo yêu cầu, giao hàng nội thành TP.HCM và gửi hàng đi tỉnh. Anh/chị gửi mẫu hoặc nội dung qua Zalo 0946 697 405 để được báo đúng giá theo số lượng và lên bản xem trước để duyệt.

Hãy liên hệ ngay chúng tôi để được tư vấn báo giá mới nhất

-------------------------------------------------

Công Ty In KTCcom

Chất Lượng Như Ý - Chi Phí Hợp Lý

Địa chỉ: 36/54 đường TX 24, KP. 2, P. Thới An, TP. HCM

Hotline / Zalo: 0946 697 405

Email: inanktc@gmail.com