Cách ghi bao thư, phong bì gửi bưu điện đúng chuẩn: người gửi, người nhận và địa chỉ mới 2 cấp

Ngày đăng: 23/10/2026 | Lượt xem: 6 |

0 Đánh giá

Hướng dẫn cách ghi bao thư, phong bì gửi bưu điện: vị trí người gửi, người nhận, tem; thứ tự dòng địa chỉ, địa chỉ mới 2 cấp, mã bưu chính và cách in sẵn bao thư công ty.

Cập nhật 10/2026. Bài viết của xưởng in KTCCOM (phường Thới An, TP.HCM) hướng dẫn cách ghi bao thư, phong bì khi gửi qua bưu điện hoặc chuyển phát: ghi người gửi, người nhận ở đâu, thứ tự các dòng địa chỉ, cách ghi địa chỉ sau khi bỏ cấp quận/huyện và mã bưu chính mới. Công ty cần in sẵn bao thư có logo, địa chỉ để khỏi ghi tay, anh/chị nhắn Zalo 0946 697 405 để xưởng mình lên mẫu miễn phí.

Cách ghi bao thư đúng rất đơn giản: thông tin người gửi ghi ở góc trên bên trái, tem hoặc dấu cước ở góc trên bên phải, người nhận ghi ở nửa dưới bên phải, các dòng căn thẳng lề trái và đi từ nhỏ đến lớn: họ tên, số nhà và đường, phường/xã, tỉnh/thành phố kèm mã bưu chính. Từ giữa năm 2025, địa chỉ chỉ còn 2 cấp hành chính nên anh/chị không cần ghi quận/huyện nữa, nhưng nên ghi đúng tên phường/xã mới để bưu tá phát nhanh.

Cách ghi bao thư, phong bì gửi bưu điện đúng chuẩn - ảnh đại diện bài viết KTCCOM
Hình minh họa: cách ghi bao thư gửi bưu điện (khung ảnh là bao thư giấy kraft đăng trên web KTCCOM).

Bố cục mặt trước bao thư: ghi gì, ở đâu?

Mặt trước bao thư (mặt không có nắp dán) chia thành 4 vùng. Nhân viên bưu điện và máy phân loại thư đọc theo bố cục này, nên ghi đúng chỗ thì thư đi nhanh và ít bị chuyển hoàn.

Vùng trên bao thư	Vị trí	Ghi gì
Người gửi	Góc trên bên trái	Tên cá nhân/công ty, địa chỉ, số điện thoại (để bưu điện chuyển hoàn nếu không phát được)
Tem, dấu cước	Góc trên bên phải	Dán tem hoặc để bưu cục đóng dấu, dán nhãn cước; không viết chữ vào vùng này
Người nhận	Nửa dưới, lệch bên phải	Họ tên, địa chỉ đầy đủ, số điện thoại người nhận; chữ to và rõ nhất trên bao thư
Vùng trống	Dải dưới cùng, phía trái	Để trống cho mã vạch, dấu bưu cục, ghi chú "Thư bảo đảm", "Hỏa tốc" nếu có

Bố cục mặt trước bao thư 4 vùng: người gửi góc trên trái, tem góc trên phải, người nhận góc dưới phải, vùng để trống
Hình minh họa: 4 vùng trên mặt trước bao thư.

Mặt sau bao thư (mặt có nắp) thường để trống hoặc in logo nhỏ. Nếu bao thư đã in sẵn thông tin công ty ở mặt trước thì không cần ghi lại người gửi ở mặt sau.

Cách ghi địa chỉ người nhận theo thứ tự nào?

Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 11180:2004 về ghi địa chỉ bưu điện và hướng dẫn định dạng địa chỉ Việt Nam của Liên minh Bưu chính Thế giới (UPU) cùng thống nhất một nguyên tắc: tên người nhận ở dòng đầu, sau đó đi từ đơn vị nhỏ đến đơn vị lớn, các dòng căn thẳng lề trái, mã bưu chính đặt cạnh tên tỉnh/thành phố.

Dòng 1 — Người nhận: họ tên (có thể thêm chức danh, phòng ban, tên công ty ở dòng kế tiếp nếu gửi cho doanh nghiệp).
Dòng 2 — Số nhà, tên đường: số nhà, hẻm/ngõ, tên đường; chung cư thì ghi số phòng, tầng, tòa nhà trước tên khu.
Dòng 3 — Phường/xã: tên phường, xã hoặc đặc khu theo tên hành chính hiện hành.
Dòng 4 — Tỉnh/thành phố và mã bưu chính: ví dụ "TP. Hồ Chí Minh" kèm mã bưu chính 5 số của phường/xã nhận.
Số điện thoại người nhận: không bắt buộc với thư thường nhưng nên có, nhất là khi gửi chuyển phát nhanh.

Ví dụ cách ghi (thông tin minh họa):

Người gửi (góc trên trái)	Người nhận (góc dưới phải)
CÔNG TY TNHH KTC COM 36/54 đường TX 24, KP. 2 Phường Thới An, TP. Hồ Chí Minh ĐT: 0946 697 405	Anh/Chị Nguyễn Văn A (tên người nhận) Số nhà, tên đường Phường/xã nhận TỈNH/THÀNH PHỐ + mã bưu chính ĐT người nhận

Thứ tự ghi địa chỉ người nhận trên bao thư: họ tên, số nhà đường, phường xã, tỉnh thành phố và mã bưu chính
Hình minh họa: địa chỉ người nhận ghi từ nhỏ đến lớn, căn thẳng lề trái.

Một vài lưu ý khi viết tay: dùng bút mực đen hoặc xanh đậm, chữ in hoa hoặc chữ thường rõ ràng, không gạch chân mã bưu chính, không vẽ hình hay dán sticker đè lên vùng địa chỉ. Bao thư màu đậm (đỏ, nâu kraft đậm) thì nên dán nhãn trắng để ghi địa chỉ cho dễ đọc.

Ghi địa chỉ sau khi bỏ cấp quận/huyện như thế nào?

Từ ngày 01/07/2025, chính quyền địa phương chỉ còn 2 cấp: tỉnh/thành phố và phường/xã/đặc khu. Vì vậy trên bao thư anh/chị ghi phường/xã mới + tỉnh/thành phố, không cần dòng quận/huyện. Ngày 24/08/2025, Bộ Khoa học và Công nghệ cũng ban hành Quyết định 2334/QĐ-BKHCN sửa đổi mã bưu chính quốc gia cho phường, xã theo đơn vị hành chính mới.

Tra mã bưu chính: tra theo tên phường/xã mới trên trang mã bưu chính quốc gia (mabuuchinh.vn) hoặc hỏi bưu cục gần nhất, không dùng lại mã cũ theo quận.
Người nhận còn quen địa chỉ cũ: có thể ghi thêm tên cũ trong ngoặc cho bưu tá dễ tìm, ví dụ "Phường Thới An (khu Thạnh Xuân, Quận 12 cũ)". Ghi tên mới trước, tên cũ sau.
Bao thư in sẵn địa chỉ cũ: nếu công ty còn tồn bao thư in địa chỉ theo quận cũ, thư vẫn gửi được khi số nhà, tên đường không đổi; nhưng khi in đợt mới, anh/chị nên cập nhật địa chỉ theo tên phường mới cho đồng bộ với hóa đơn, con dấu, giấy tờ công ty.

Cách ghi bao thư cho từng trường hợp hay gặp

Trường hợp	Cách ghi	Cỡ bao thư hay dùng
Công ty gửi thư, hóa đơn, thông báo cho khách	Người gửi in sẵn; ghi tay hoặc dán nhãn in người nhận	12 x 22 cm (A4 gấp 3)
Nộp hồ sơ xin việc, hồ sơ dự tuyển	Ghi rõ "Kính gửi: Phòng Nhân sự…", vị trí ứng tuyển ở góc trái dưới	A4 25 x 34,5 cm (để phẳng)
Hồ sơ thầu, hợp đồng	Ghi tên gói thầu, đơn vị nhận; niêm phong, đóng dấu giáp lai nắp nếu yêu cầu	A4 25 x 34,5 cm
Thiệp mời, thư cảm ơn đưa tận tay	Chỉ cần "Kính gửi: …" và tên người nhận ở giữa mặt trước	Theo cỡ thiệp
Gửi ra nước ngoài	Địa chỉ ghi chữ Latinh; tên nước in hoa ở dòng cuối (ví dụ JAPAN); người gửi thêm dòng VIET NAM	12 x 22 cm hoặc A5

Chưa chắc nên chọn cỡ nào cho giấy tờ của mình, anh/chị xem bài kích thước bao thư phổ biến để chọn theo cách gấp tờ A4.

Những lỗi hay gặp khiến thư chậm hoặc bị trả lại

Ghi người nhận lên góc trên trái (chỗ của người gửi), bưu tá dễ nhầm chiều gửi.
Thiếu tên phường/xã hoặc chỉ ghi quận cũ, không có mã bưu chính.
Không ghi số điện thoại, bưu tá không liên lạc được khi nhà khó tìm.
Viết đè lên vùng dán tem, hoặc dán băng keo đè lên chữ.
Nhét quá nhiều giấy vào bao 12 x 22 cm làm căng, bung nắp khi vận chuyển.

In sẵn bao thư công ty: đỡ ghi tay, nhìn chuyên nghiệp hơn

Công ty gửi thư thường xuyên thì in sẵn phần người gửi ngay trên bao thư sẽ tiết kiệm thời gian và đồng bộ nhận diện. Khi lên mẫu bao thư, xưởng mình sắp xếp đúng bố cục bưu điện ở trên:

Góc trên trái: logo, tên công ty, địa chỉ theo tên phường mới, số điện thoại, website.
Góc trên phải: chừa trống cho tem, nhãn cước.
Nửa dưới bên phải: để trống hoặc in sẵn vài dòng kẻ "Kính gửi: …" để nhân viên ghi tay cho thẳng.
Mặt sau, nắp dán: có thể in màu nền, slogan; chọn dán keo sẵn ở nắp (bóc dán) cho tiện.

Bao thư công ty 12x22 in sẵn logo, địa chỉ người gửi và dòng kẻ người nhận, đựng tờ A4 gấp 3
Hình minh họa: bao thư 12 x 22 cm in sẵn thông tin người gửi, đựng vừa tờ A4 gấp 3.

Giá in tham khảo dưới đây lấy từ bảng giá bao thư đang đăng trên web, in màu trên giấy Ford 120, chưa gồm VAT 8%. Giá đúng còn tùy mẫu, số mặt in, loại giấy và thời điểm đặt, anh/chị nhắn Zalo để xưởng báo lại.

Số lượng	Bao thư 12 x 22 cm	Bao thư A5 16,5 x 23 cm	Bao thư A4 25 x 34,5 cm
100 cái	3.000 đ/cái	4.000 đ/cái	4.500 đ/cái
200 cái	2.200 đ/cái	3.000 đ/cái	4.000 đ/cái
500 cái	1.800 đ/cái	2.300 đ/cái	3.000 đ/cái
1.000 cái	1.300 đ/cái	1.500 đ/cái	2.400 đ/cái

Dán keo sẵn ở nắp cộng thêm khoảng 150 đ/cái; thiết kế mẫu miễn phí. Ví dụ công ty cần 100 bao thư 12 x 22 cm in logo, địa chỉ để gửi thư cho khách thì tham khảo khoảng 300.000 đ. Bảng giá chi tiết từng cỡ xem tại báo giá in phong bì 12x22, còn quy cách giấy và cách đặt xem trang in bao thư, phong bì công ty.

Bao thư, phong bì giấy kraft nhiều cỡ - mẫu bao thư KTCCOM nhận in
Bao thư giấy kraft nhiều cỡ (ảnh sản phẩm đăng trên web KTCCOM).

Thích phong cách mộc mạc hoặc muốn ghi tay bằng bút đậm cho nổi, anh/chị có thể chọn bao thư giấy kraft; ưu nhược điểm từng loại giấy xem bài chất liệu giấy in bao thư.

Câu hỏi thường gặp

Ghi người gửi ở mặt trước hay mặt sau bao thư?

Ở Việt Nam, cách phổ biến và dễ phân loại nhất là ghi người gửi ở góc trên bên trái mặt trước. Một số người ghi ở mặt sau trên nắp dán; cách này vẫn gửi được nhưng bưu điện khó thấy khi cần chuyển hoàn.

Không biết mã bưu chính có gửi thư được không?

Thư vẫn gửi được nếu địa chỉ đầy đủ, nhưng có mã bưu chính thì phân loại nhanh và chính xác hơn. Anh/chị tra theo tên phường/xã mới trên trang mã bưu chính quốc gia hoặc hỏi bưu cục khi gửi.

Có cần ghi quận, huyện nữa không?

Không cần, vì từ 01/07/2025 không còn cấp quận/huyện. Anh/chị ghi phường/xã mới và tỉnh/thành phố; nếu sợ người nhận lạ tên mới thì ghi thêm tên cũ trong ngoặc.

In bao thư công ty số lượng ít, khoảng 100 cái có được không?

Được. Theo bảng giá trên web, xưởng nhận in từ 100 cái, số lượng ít in kỹ thuật số khoảng 1–2 ngày. Xem thêm bài in bao thư số lượng ít hoặc nhắn Zalo để được báo giá đúng mẫu.

Đặt in bao thư có sẵn thông tin người gửi tại KTCCOM

Xưởng in bao thư, biểu mẫu KTCCOM ở phường Thới An (khu Thạnh Xuân, Quận 12 cũ), TP.HCM, nhận in bao thư 12 x 22 cm, A5, A4 có logo, địa chỉ mới theo tên phường, dán keo nắp, giấy Ford hoặc kraft. Anh/chị gửi logo, thông tin công ty và số lượng qua Zalo 0946 697 405 để xưởng mình lên mẫu duyệt trước khi in.

Hãy liên hệ ngay chúng tôi để được tư vấn báo giá mới nhất

-------------------------------------------------